Bausteine eines Qualitätskonzeptes

Geltungsbereich und Ziele (QMS)

Integration von Management, System, Organisation, Prozess und Qualität

Das Qualitätsmanagementsystem (QMS) umfasst alle Leistungsbereiche, insbesondere der Wertschöpfungskette, des Unternehmens • Entwicklung • Produktion • Dienstleistung (Service) Darüber hinaus umfasst das Qualitätsmanagement die unterstützenden Verwaltungs- und Dienstleistungsbereiche (zentrale und dezentrale Verwaltung sowie zentrale Einrichtungen). Wesentliches Ziel des Qualitätsmanagementsystems ist die kontinuierliche Sicherung und Weiterentwicklung der Qualität in diesen Bereichen. Dies beinhaltet im Einzelnen: • Prozesse der Planung und Entscheidungsfindung werden durch die Bereitstellung relevanter Informationen und Daten auf allen Entscheidungsebenen unterstützt. • Strategische und administrative Prozesse sind klar geregelt, dokumentiert und nachvollziehbar. • Die kontinuierliche Reflexion und Weiterentwicklung des eigenen Handelns durch zuständige Stellen und alle Mitarbeiter wird ermöglicht. Hierzu werden entsprechende Überwachungs- Instrumente bereitgestellt.

Das Qualitätsmanagement basiert auf Qualitätszielen, klaren Strukturen und Prozessen, kontinuierlichem Überwachung sowie Strategiegesprächen zwischen Geschäftsführung und Sparten. Es wird als kontinuierliche Aufgabe begriffen, welche die Planung, Umsetzung, Überprüfung sowie Weiterentwicklung wesentlicher Aufgaben und Arbeitsbereiche umfasst. Dieser sogenannte QM- Kreislauf oder PDCA-Zyklus lässt sich wie folgt darstellen: Diesem Kreislauf lassen sich die wesentlichen Instrumente des Qualitätsmanagementsystems zuordnen. Die Grundlage bilden Qualitätsziele, welche aus dem Leitkonzept des Unternehmens abgeleitet sind und Rahmen für Zielsetzungen der Sparten und Fachbereiche geben. Ob die gesetzten Ziele erreicht wurden, wird mit Hilfe von regelmäßigen Audits und kontinuierlichem Monitoring (Überwachung) überprüft, deren Ergebnisse in den Sparten und Fachbereichen sowie in den Strategiegesprächen mit der Geschäftsführung intensiv diskutiert werden und die Basis von Verbesserungsmaßnahmen sind. Ein Prozessmanagement gewährleistet durch die Dokumentation, Optimierung und Freigabe von Prozessen klare, effiziente und transparente Abläufe. 1 Qualitätsplanung durch Zielentwicklung Zur Einführung eines Qualitätsmanagement-Systems ist es notwendig zu bestimmen, was unter Qualität in den einzelnen Bereichen verstanden wird. Hierzu sind Ziele und Kriterien nötig, welche die Qualität in den einzelnen Bereichen näher bestimmen und als Beurteilungsmaßstab fungieren.  (siehe Abbildung: Qualitätszyklus mit dem Fundament “Qualitätskultur” und dem Überbau “Leitkonzepte & Strateg. Ziele” ) Aus diesem Grund werden  Qualitätsziele und -kriterien entwickelt, welche den Führungskräften und Mitarbeitern als Orientierung dienen, indem sie definieren, was bei unter Qualität, Rahmenbedingungen, Entwicklung und Leistung verstanden wird. Darüber hinaus bieten die Kriterien ein Beurteilungsraster, an dem sich das QM-System ausrichtet (siehe 3.3). Hierbei wird ein mehrdimensionaler Qualitätsbegriff zugrunde gelegt. Demnach wird davon ausgegangen, dass sich Qualität sowohl in den Ergebnissen und in Wirkungen des eigenen Handelns (Ergebnisqualität) zeigt, also beispielsweise in kompetenten Führungskräften und Mitarbeitern (Qualifikationsnachweis), anerkannten Leistungen, z.B. für die Kunden (Produktqualität), als auch in Prozess- und Strukturfaktoren (Prozessqualität). Es gilt, Bedingungen, den Prozess des Handelns und Lernens sowie administrative Abläufe so zu gestalten, dass die gewünschten Ergebnisse und Wirkungen erzielt werden können (Lernende Organisation). 2 Qualitätslenkung durch Prozessmanagement Das QM-System umfasst nicht nur die Bereiche Produktion und Dienstleistung sowie Forschung und Personalförderung, sondern auch die Verwaltung und administrative Abläufe. Hier kommen bewährte Methoden des Prozessmanagements zum Einsatz. Mit den Methoden des Prozessmanagements können gemeinsam definierte und als relevant erachtete Prozesse aus allen Bereichen in einem Prozessportal  dokumentiert wwerden. Dieses steht allen Mitarbeitern online zur Verfügung und dient als Nachschlagewerk und Wissensmanagementsystem. Strategische Prozesse können im Rahmen des Prozessmanagements weiterentwickelt werden, indem Prozessverantwortliche und Prozessteams diese in regelmäßigen Abständen überprüfen und Verbesserungspotenziale aufdecken und umsetzen. Im Einzelnen verfolgt das Prozessmanagement folgende Ziele: • klare, dokumentierte und transparente Prozesse sowie eindeutige Zuständigkeiten, • die Optimierung und ggf. Standardisierung von Prozessen, • eine verbesserte Bereitstellung von Informationen wie z.B. Formulare, Merkblätter, Richtlinien, oder Ansprechpersonen. • Vorbereitung von elektronischen Workflows (falls erforderlich, z.B. bei  Einführung eines Managementsystems) • Einführung des Prozessdenkens und eines Organisationswandels von der „Aufbau-“ zur „Ablauforganisation“ ( weiteres siehe Vorgehensmodell Prozessmanagement).

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