Geschäftsprozessmanagement kann in vier Phasen, die miteinander in Beziehung stehen und

sich wechselseitig beeinflussen, dargestellt werden. Innerhalb der in der Folge aufgeführten

Phasen lassen sich Gestaltungsprinzipien (rechte Spalte)  zuordnen.

1. Identifikation der Geschäftsprozesse Am Anfang des Vorgehens steht die Prozessidentifikation. Im Zuge dieser werden die Geschäftsprozesse, die zur Erfüllung der Kundenanforderungen und der Geschäftsziele erforderlich sind, ermittelt und von anderen abgegrenzt. Siehe Gestaltungsprinzip 1 (rechtes Feld) 2. Gestaltung der Geschäftsprozesse Der nächste Schritt zur vollständigen Definition der Geschäftsprozesse ist die Prozessgestaltung. Dabei sind verschiedener Regeln einzuhalten, die sowohl für die Geschäftsprozesse als auch für deren Teilprozesse Geltung haben. Im Folgenden werden die Regeln aufgeführt, die allgemein akzeptiert sind. • Jeder Prozess soll einen definierten Anfang und ein definiertes Ende besitzen: Anfangs- und Endpunkte der Geschäftsprozesse sind so zu wählen, dass die Anforderungen der Kunden am Beginn („von“) und die Übergabe der Ergebnisse am Ende („bis“) stehen. • Jeder Prozess ist in Teilprozesse, Prozess- und Arbeitsschritte zu unterteilen. • Falls erforderlich, sind Prozessvarianten zu bilden: o Vor allem die kritischen Geschäftsprozesse, also jene, die direkt wettbewerbswirksam, erfolgskritisch und kaum imitierbar sind, erfordern eine große Anzahl unterstützender Abläufe sowie unterschiedliche Prozessvarianten. o Eine Prozessvariante ist eine Folge von Prozesssegmenten, die mit einer Quelle beginnt und mit einer Senke oder bei parallelen Ausgängen mit mehreren Senken endet. Die Variantenbildung erfolgt dabei innerhalb des Geschäftsprozesses, d.h. die Anzahl dieser wird nicht erhöht. Beispielsweise kann es im Auftragsabwicklungsprozess durch unterschiedliche Kundensegmente oder Auftragsarten unterschiedliche Prozesskategorien geben. Innerhalb der Kategorien wird der Prozess unterschiedlich durchlaufen, etwa dadurch, dass einzelne Prozesssegmente ausgelassen oder spezifisch kombiniert werden. Die Summe der möglichen ungleichen Segmentfolgen des Prozesses entspricht somit der Anzahl seiner Varianten. • Jeder Prozess sollte einen Prozessverantwortlichen für das Prozessergebnis besitzen. • Jeder Prozess sollte jeweils nur ein Objekt komplett bearbeiten: Die Bearbeitungsobjekte bilden die Basis für die Messung der Prozessleistung bzw. die Steuerung der Geschäftsprozesse. • Jeder Prozess sollte einen Mehrwehrt schaffen: Nicht-wertschöpfende Teilprozesse, Prozess- und Arbeitsschritte sind zu eliminieren. Unter Wertschöpfung wird dabei der Zusatznutzen für die Kunden verstanden. • Sollte ein Prozess mehrere Aufgaben umfassen, so sind diese Aufgaben miteinander koordiniert und zielgerichtet (effektiv) abzustimmen: Durch die Festlegung einer zeit- und ressourcengünstigen (effizienten) Ablaufstruktur sind die Prozesskosten zu mindern. Einige wichtige ablauforganisatorische Maßnahmen zeigt  die Abbildung Weitere Gestaltungsmaßnahmen sind z.B Standardisierung, Beschleunigung und das Vermeiden von Schleifen bzw. Rückkopplungen. Abbildung: Gestaltungsmaßnahmen für eine effektive und effiziente Ablaufstruktur Daraus ergibt sich das Gestaltungsprinzip 2 3. Beschreibung und Dokumentation der Geschäftsprozesse Die Ergebnisse der Prozessgestaltung müssen in Form einer Prozessbeschreibung dokumentiert werden. Hierfür wird der zu gestaltende Prozess genau beschrieben und abgegrenzt. In den dazu verwendeten Formularen finden sich die zuvor erhobenen Informationen der Prozessgestaltung wieder. Ergänzend dazu können weitere Informationen aufgenommen werden, wie z.B. • Vorschriften und Richtlinien, • Restriktionen, • Rahmenbedingungen und Erfolgsfaktoren, • Methoden, Verfahren, IT-Tools und • Ressourcen. Die Beschreibung der Prozesse und insbesondere die Entscheidungen über ihren Informationsgehalt sollten immer unter dem Augenmerk der Lesbarkeit, der Verständlichkeit und der Akzeptanz (vgl. GOM) betrachtet werden. Analog zu der Beschreibung der Geschäftsprozesse ist auch eine Beschreibung der Teilprozesse vorzunehmen. Dabei ist zu beachten, dass sich der Name des Teilprozesses aus Substantiv und Verb zusammensetzt, wie z.B. „Auftrag erstellen“. Dies vermindert Kommunikationsschwierigkeiten, die insbesondere dann auftreten, wenn durch die Prozessverantwortlichen Bezeichnungen gewählt werden, die (nur) Substantive, Abkürzungen oder Verschlüsselungen enthalten und somit von Außenstehenden nicht verstanden werden. Für Steuerung und Optimierung der Geschäftsprozesse genügen die Darstellungen bis zur Dokumentationsebene der Teilprozesse. Im Hinblick auf verschiedene Faktoren, wie z.B. dem gewünschten Automatisierungsgrad, ist die Darstellung auf die unteren Ebenen der Prozess- und Arbeitsschritte auszuweiten. Eine solche Ausweitung erhöht den Erstellungs- und Änderungsaufwand der Dokumentation überproportional und sollte deshalb nur angewandt werden, wenn sie notwendig ist. Aus diesen Sachverhalten lässt sich das Gestaltungsprinzip 3 erkennen Fortsetzung nächste Seite