Bausteine eines Qualitätskonzeptes

Zuständigkeiten

3 Qualitätssicherung durch Monitoring  Monitoring ist ein Überbegriff für alle Arten der unmittelbaren systematischen Erfassung (Protokollierung), Beobachtung oder Überwachung eines Vorgangs oder Prozesses mittels technischer Hilfsmittel oder anderer Beobachtungssysteme. Dabei ist die wiederholte regelmäßige Durchführung ein zentrales Element der jeweiligen Untersuchungsprogramme, um anhand von Ergebnisvergleichen Schlussfolgerungen ziehen zu können. Eine Funktion des Monitorings besteht darin, bei einem beobachteten Ablauf bzw. Prozess steuernd einzugreifen, sofern dieser nicht den gewünschten Verlauf nimmt bzw. bestimmte Schwellwerte unter- bzw. überschritten sind (siehe auch Regelungstechnik). Es gibt mehrere Instrumente, welche die Qualität auf verschiedenen Ebenen in den Blick nehmen. Die Leistungsermittlung befragt Mitarbeiter, wie sie einzelne Prozesse bewerten. Darüber hinaus werden regelmäßig verschiedene Kennzahlen erhoben, welche der Leitung sowie den Fachbereichen als Indikatoren für Erfolge sowie Verbesserungspotentiale dienen. In einem internen Verfahren werden die so erhobenen Informationen und eine Selbstbeurteilung der Sparten bzw. der zentralen Abteilungen als Basis zur Beurteilung der Qualität verwendet. Aus der Beurteilung werden schließlich Empfehlungen zur Weiterentwicklung der Produktion abgeleitet. Schließlich wird alle 3 Jahre eine externe Begutachtung (Zertifizierungs-Audit) durch externe Auditoren erfolgen; jedes Jahr erfolgt ein internes Audit durch interne Auditoren und ein Review wird durch die Geschäftsführung erstellt. Qualitätssicherung ist kein Selbstzweck sondern dient der Identifikation von Verbesserungspotentialen und der Ergreifung konkreter Qualitätsentwicklungsmaßnahmen. Zentral ist deswegen nicht nur die Durchführung von Befragungen oder die regelmäßige Erhebung von Kennzahlen, sondern zudem eine institutionalisierte Analyse und Interpretation der erhobenen Daten in den entsprechenden Gremien anhand des Qualitätsberichtes und des Reviews. Hier sind vor allem die Spartengremien involviert, da hier das unmittelbare ‚Tagesgeschäft‘ stattfindet. Diese Beurteilungen spielen im Rahmen der Systemakkreditierung eine entscheidende Rolle. Für eine erfolgreiche Systemakkreditierung muss  das Unternehmen gewährleisten, dass die Einhaltung der Kriterien der Akkreditierung regelmäßig geprüft wird. Dies geschieht im Rahmen des internen Audits. Schließlich sollte jeder Selbstbeurteilung der Sparten oder Fachbereiche in angemessenen zeitlichen Abständen eine Fremdbeurteilung durch Externe gegenübergestellt werden. 4 Qualitätsentwicklung durch Dialog, Vereinbarungen und Dokumentation Jedes QM-System muss sich der Frage stellen, wie die Ergebnisse von Audits und Monitoring, die Analyse bestehender Stärken und Schwächen sowie Prozessanalysen Konsequenzen nach sich ziehen und in konkrete Qualitätsentwicklungsmaßnahmen münden. Die Antwort liegt: • im Dialog auf verschiedenen Ebenen, • der Formulierung konkreter, überprüfbarer Ziele und der Vereinbarung konkreter Maßnahmen sowie • in deren Dokumentation. 1. Dialog: Die Interpretation und Diskussion der vorliegenden Daten ist eine wichtige Leitlinie des QM-Systems. Prozessabläufe werden dargestellt und mit Vertretern der beteiligten Gruppen analysiert und diskutiert, was die Optimierung der Abläufe zur Folge haben sollte. 2. Ziele und Vereinbarungen: Die Ergebnisse interner und externen Audits  sind Gegenstand mindestens jährlich stattfindenden Strategiegesprächen zwischen Sparten, Fachbereichen und Geschäftsführung. Hierbei wird der Frage nachgegangen, inwieweit die Qualitätsziele und -kriterien erreicht werden. Auch sind die Sparten und Fachbereiche gefordert, sich selbst Ziele zu setzen, deren Erreichung in nachfolgenden Berichten diskutiert wird. Gegenstand der Gespräche sind die weitere Entwicklung der Bereiche sowie entsprechende Projekte und zu ergreifende Maßnahmen. Diese werden zwischen dem jeweiligen Sparte und der Leitung verbindlich in einem Protokoll festgeschrieben. Die Strategiegespräche sind dabei auch Grundlage für den Struktur- und Entwicklungsplan (Review). 3. Dokumentation und Berichtswesen: Zur Schaffung von Transparenz und Nachvollziehbarkeit der beschlossenen Qualitätsentwicklungsmaßnahmen ist die Dokumentation der Ergebnisse des QM-Systems notwendig. Aus diesem Grunde wird das bestehende Berichtswesen kontinuierlich weiterentwickelt.

Integration von Management, System, Organisation, Prozess und Qualität

Die Gesamtverantwortung für das Qualitätsmanagement liegt bei der Geschäftsführung. Die  Geschäftsführung richtet in der Regel eine Stabsstelle Qualitätsmanagement zur Durchführung und Koordination von Monitoring sowie der im Rahmen der Umsetzung der QM-Instrumente anfallenden koordinierenden und administrativen Aufgaben ein. Die Stabstelle QM unterstützt die Geschäftsführung sowie die weiteren Stellen dabei, ihre jeweiligen Aufgaben und Ziele zu erreichen. Die Leitung der Stabsstelle obliegt häufig dem QM-Beauftragten, der von der Geschäftsführung ernannt wird. Weitere Zuständigkeiten im Rahmen des Qualitätsmanagements sind im QM- Handbuch geregelt.